Le rapprochement des opérations permet de mettre en évidence des similitudes entre des opérations.

BanqueManager utilise le rapprochement afin de prévenir des saisies en double ou bien afin d'empêcher l'importation d'opérations déjà présentes.

1 - Le paramétrage du rapprochement

Toute la finesse et la qualité du rapprochement repose sur celle de son paramétrage.
Lorsqu'une opération sera présentée à la validation par BanqueManager, un contrôle des autres opérations prenant en considération le paramétrage sera réalisé.

Le paramétrage indiquera par exemple qu'une opération pourra être considérée comme identique à une autre si leurs dates sont dans une fourchette de 3 jours, leurs montants dans une fourchette de 5, etc.
Vous pouvez personnaliser toutes ces informations dans la fiche ci-dessous (menu principal + Propriétés de la DataBase, onglet Rapprochement) :

Il n'existe malheureusement pas de paramétrage standard idéal ; en effet il ne peut être identique d'un système à l'autre car en fonction du nombre d'opérations saisies sur une plage de date, du nombre de rubriques, de l'étendue des montants, etc. il conviendra d'adapter tous les paramètres... Et probablement d'y revenir de temps à autre si trop (ou trop peu) d'alertes sont remontées par BanqueManager.

2 - Prévenir des saisies en double

BanqueManager peut vous alerter en temps réel lorsque vous validez une opération semblable à une autre déjà dans la DataBase.
Pour cela, vous devrez activer l'option de contrôle de l'unicité des opérations (menu principal + Propriétés de la DataBase, onglet Opérations, groupe Passage des opérations).

Dans ce cas, si vous saisissez une opération semblable à une autre déjà existante (en fonction de vos paramètres de rapprochement), BanqueManager vous en informera en vous présentant la ou les opération(s) en cause :

Vous pouvez alors choisir de voir l’opération en cause, puis de continuer ou bien d'annuler le passage de l'opération.
Notez que la même procédure s'applique en cas de passage d'une opération planifiée semblable à une opération déjà passée.
Notez également qu'en fonction des paramètres, BanqueManager peut ou non regarder aussi parmi les opérations relevées.

3 - Empêcher l'importation d'opérations déjà présentes

Sur le même principe BanqueManager peut vous proposer 2 niveaux de contrôle lors de l'importation des opérations.

• Avant la validation

Après importation, cliquez simplement le bouton Rapprocher.

Dans ce cas, une colonne apparaît à l'extrême droite de la grille pour présenter un pictogramme de l'état du rapprochement de la ligne.
Une diode verte signifie qu'aucune similitude n'a été trouvée sur cette opération (et que donc l'importation est conseillée), une diode jaune signifie qu'une similitude peut exister (et qu'une vérification est conseillée avant importation de la ligne) et enfin une diode rouge signifie qu'une opération semblable au moins a été trouvée (dans ce cas, il faut lever les doutes manuellement).
Le bouton Nettoyer permet alors de décocher les opérations pour lesquelles des similitudes existent et de n'importer que celles qui sont "sûres".

La liste dans la partie inférieure de la fiche présente les opérations rapprochées de celle sélectionnée dans la liste supérieure.
Il y a toujours au moins une opération (c'est la dernière de la grille, sa case à cocher est marquée d'une encoche rouge) : elle correspond à celle du fichier.
Dans notre exemple, nous avons sélectionné une opération importée dont le rapprochement a retourné une opération de la DataBase (plus celle du fichier) d'où les 2 lignes.
Actuellement c'est celle de la DataBase qui est cochée (la première ligne), si vous souhaitez ignorer ce rapprochement proposé, cochez la seconde ligne (celle du fichier) ; ainsi BanqueManager importera l'opération du fichier.

Notez que vous avez aussi accès aux paramètres du rapprochement depuis cette fiche.

• Durant la validation

Si vous avez coché l'option Contrôler aussi l'unicité des opérations importées (menu principal + Propriétés de la DataBase, onglet Opérations, groupe Passage des opérations), BanqueManager relancera un contrôle au moment de la validation.

• Cas des importations de relevés

Le problème est l'exact inverse de l'importation des opérations !
Là, c'est BanqueManager qui pointe les opérations et donc qui a besoin de trouver des similitudes avec des opérations de la DataBase.
Ainsi, lorsque l'opération est trouvée, la diode est verte (elle est rouge en importation d'opérations) et rouge si elle n'est pas trouvée (verte en importation d'opérations).

Finalement, BanqueManager ne vous laissera valider une importation de relevé que lorsque toutes les lignes seront devenues vertes (après éventuellement des étapes de rapprochement manuels).

4 - Mais aussi...

Ouvrez toute opération déjà saisie dont vous soupçonneriez qu'elle existe déjà dans votre DataBase et cliquez le menu Outils puis Vérifiez l'unicité.
BanqueManager vous informera si une opération semblable existe déjà.
Notez que vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité en cours de saisie d'opération (si un doute vous assaillit brusquement ;o)